退職時の挨拶メール完全ガイド｜社内・取引先向け例文付き

退職が決まると、「挨拶メールはいつ送るべき？」「どんな文面が適切？」と悩む方が多いのではないでしょうか。

特に、上司・同僚・取引先など送る相手によって内容を変える必要があるため、「失礼がないか」「伝え忘れがないか」と不安になるものです。

でも、大切なのは「感謝の気持ちをしっかり伝えること」。

これまでお世話になった方々へ、気持ちの良い挨拶をすることで、退職後も良い関係を続けるきっかけ になります。

本記事では、退職時の挨拶メールの基本ルールや送るタイミング、シーン別の例文を紹介 します！

このメールを通じて、円満に退職し、次のステップへ進めるようにしましょう。

1. 退職時の挨拶メールの基本ポイント

退職が決まったら、最後にお世話になった方々へ挨拶のメールを送るのがマナーです。
しかし、どのタイミングで送ればいいのか、どんな内容を書けばいいのか悩む人も多いですよね。

ここでは、退職時の挨拶メールの基本的なポイントを解説します。

1-1. 退職メールを送るべきタイミング

退職メールは 最終出勤日かその前日 に送るのがベストです。
取引先や社外の関係者には 業務の引継ぎが完了したタイミング で送ると親切です。

送る相手ごとのタイミングの目安はこちら。

• 社内向け（上司・同僚） → 最終出勤日の午前中〜昼休み前
• 取引先・社外関係者 → 引継ぎが完了した後、退職日の1週間前〜前日

早すぎると「まだいるのに？」となり、遅すぎると「もういないの？」となるので、適切なタイミングを意識しましょう。

1-2. メールの基本構成（件名・本文・締めの言葉）

退職時のメールは、以下のような構成で書くとスムーズです。

件名例：

• 【退職のご挨拶】○○（名前）より
• 【御礼】退職のご挨拶（○○より）

本文の構成：

1. 冒頭の挨拶（日頃のお礼）
2. 退職の報告（最終出勤日を明記）
3. 感謝の言葉（お世話になったお礼）
4. 締めの挨拶（今後の連絡先やお別れの言葉）

1-3. 退職理由はどう伝えるべきか？

メールでは 詳しく書かずにシンプルに伝える のがポイントです。
以下のような表現を使うとスマートに伝えられます。

• 前向きな理由：「新しい挑戦をするため退職することになりました」
• 家庭の事情など：「一身上の都合により退職する運びとなりました」
• 異動・転職先を明かす場合：「○○業界で新たな道を進むことになりました」

深い理由を伝えなくても、シンプルに感謝の言葉を添えることで、良い印象を残せます。

---

2. 退職時の挨拶メールの例文（シーン別）

実際に使える例文を紹介します。送る相手ごとに適した表現を使いましょう。

2-1. 取引先向けの例文

件名：退職のご挨拶（○○より）

本文：株式会社○○
○○様

お世話になっております。○○（会社名）の○○（名前）です。

突然のご連絡となり恐縮ですが、私事ながら○月○日をもちまして退職することとなりました。

○○様にはこれまで大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
短い間でしたが、貴社とのお取引を通じて多くの学びを得ることができました。

今後とも貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
何かございましたら、○○（後任者名）が引き続き担当させていただきますので、よろしくお願いいたします。

本当にありがとうございました。

○○（名前）


2-2. 社内（上司・同僚）向けの例文

件名：【退職のご挨拶】○○より

本文：○○部の皆様

お疲れ様です。○○です。

私事ではございますが、○月○日をもちまして退職することとなりました。
○年間、○○部の皆さまと一緒に働くことができ、大変充実した時間を過ごすことができました。

上司の○○さんには、たくさんのご指導をいただき、本当に感謝しております。
また、○○さんや○○さんには日々の業務で支えていただき、心強かったです。

皆様と一緒に仕事ができたことを誇りに思います。
今後の皆様のご活躍をお祈りしております！

ありがとうございました。

○○


2-3. お世話になった特定の人へ個別メールの例文

件名：感謝の気持ちを込めて（○○より）

本文：○○さんへ

突然のご連絡になり申し訳ありません。
私事ですが、○月○日をもちまして退職することとなりました。

○○さんには、業務だけでなく、仕事の考え方や人としての在り方まで、たくさんのことを教えていただきました。
本当にありがとうございました。

直接お礼をお伝えできず心残りですが、またお会いできる機会を楽しみにしております！

今後ともよろしくお願いいたします。

○○


---

3. 退職メールを送る際の注意点

3-1. NGな表現や避けるべき内容

退職メールでは、以下の表現を避けましょう。

• ネガティブな退職理由：「会社に不満があり退職します」
• 社内のトラブルや愚痴：「○○さんには最後まで苦労しました（笑）」
• 長すぎる文章：「読みづらくなり、相手に負担をかける可能性がある」

感謝の気持ちを込めつつ、シンプルに伝えるのがベストです。

3-2. メールを送る際のマナー

• BCCを活用（社内の複数人へ送る場合）
• 誤送信に注意（特に取引先向け）
• 送信後のフォローも大切（直接挨拶できなかった人には改めて連絡）

---

4. 退職後の関係を良好に保つコツ

退職後も人間関係は続きます。以下の方法で関係を保ちましょう。

• LinkedInやSNSでつながる
• 転職後も気軽に連絡を取る
• OB・OG会などで交流を続ける

最後の挨拶が、その後の関係を左右します。ぜひ、感謝の気持ちをしっかり伝えてくださいね！

---

以上が、退職時の挨拶メールの書き方と例文でした。
この記事が、スムーズな退職の一助になれば嬉しいです！

まとめ（退職メールを送るときのポイント）

退職時の挨拶メールは、最後の印象を決める大切なもの。
気持ちのこもったメールを送ることで、良い関係を築いたまま新しい一歩を踏み出せます。

退職メールのポイント

✅ 送るタイミングは最終出勤日かその前日がベスト
　取引先には引継ぎが終わったタイミングで送ると親切です。

✅ 件名はシンプルに「退職のご挨拶」「感謝の気持ちを込めて」など
　件名で内容が分かるようにして、開封してもらいやすくしましょう。

✅ 本文の構成を意識する
　1. 挨拶（お世話になった感謝）
　2. 退職の報告（最終出勤日）
　3. 今後の関係について（後任の引継ぎや連絡先）
　4. 締めの言葉（感謝・今後の発展を祈る）

✅ ネガティブな表現や社内事情の暴露はNG
　「会社への不満」や「誰かに対する愚痴」などは絶対に書かないようにしましょう。

✅ 退職後の関係を良好に保つ工夫をする
　SNSやLinkedInでつながる、年賀状を送る、OB・OG会に参加するなど、関係を継続することで、思わぬご縁が生まれることもあります。

最後の挨拶メールだからこそ、シンプルかつ誠実に、そして感謝の気持ちを込めて 書くことが大切です。
良い印象を残して、新たな道へ気持ちよく進んでいきましょう！